Fino a qualche anno fa sopravvivevano sistemi aziendali quasi totalmente privi di un serio e reale controllo degli accessi o di rilevatori della presenza dei dipendenti, o di consulenti esterni. In molti casi ancora oggi ci si ferma all’installazione di sistemi di videosorveglianza, utilizzati più come deterrenti per il personale esterno che come metodi di controllo e verifica del personale interno. Le leggi in fatto di sicurezza, controllo degli accessi a specifiche aree aziendali e verifica della presenza dei dipendenti costringono invece a porre la massima cura nella scelta del sistema di controllo accessi, che può anche assolvere ad altre funzioni. In una azienda con numerose aree e settori, è necessario regolare l’accesso sia dei membri esterni, ma anche dei membri interni per mantenere sotto controllo la circolazione del gran numero di persone che circola nelle grandi realtà aziendali. E’ importante impedire l’accesso a persone non autorizzate ai locali aziendali riservati o pericolosi, senza necessariamente utilizzare il controllo fisico di una guardia.

Perché verificare le presenze

A livello pratico e legale il controllo delle presenze è utile per conoscere l’orario di entrata e di uscita di ogni dipendente da un’azienda. Questo tipo di verifica viene spesso effettuata in modo “analogico”, nel senso che un addetto verifica l’ingresso dei dipendenti e la loro uscita. In molte aziende è disponibile il sistema tradizionale di timbratura, con un apparecchiatura che segnala il passaggio di ogni dipendente, tramite l’utilizzo di un badge. Importante tenere sotto controllo l’orario di arrivo e di uscita dal luogo di lavoro, per conteggiare le effettive ore di presenza dei dipendenti nel plesso aziendale al fine di determinarne anche il compenso periodico e il conteggio di feri e permessi. Pochissime aziende sfruttano questo metodo anche per verificare gli accessi ad alcune aree specifiche. Si perché i sistemi di controllo degli accessi possono essere integrati con software in grado di selezionare il personale che può accedere ad una specifica area, ad esempio quelle in cui sono custoditi dati sensibili di dipendenti o clienti, che non possono essere visionati da chiunque, ma solo dal personale autorizzato. La verifica delle presenze viene spesso considerata esclusivamente dal punto di vista di controllo delle ore lavorative del singolo dipendente, quando invece si tratta anche di migliorare la sicurezza di alcune particolari zone, controllarne gli accessi e conoscere in ogni momento il numero di addetti presenti in un’area dell’azienda. Si tratta anche di monitorare e gestire la sicurezza del personale, fondamentale in caso di incendio o di incidente di altro genere. Avere un elenco in tempo reale delle persone presenti all’interno di un complesso aziendale in caso di imminente pericolo è un valido aiuto per tenere sotto controllo l’attività di evacuazione dal complesso aziendale.

Il controllo degli accessi

Molti concepiscono il concetto di controllo come qualcosa di correlato alla vita disciplinata da un superiore, al fatto di non poter avere la massima libertà, come se si trattasse di un evento vessatorio. In realtà il controllo degli accessi in azienda è fondamentale sotto diversi punti di vista, pur non connotandosi come una vessazione. Si tratta infatti di verificare le presenze all’interno di un’area, cosa che consente di limitare l’accesso ad alcune zone dell’azienda, ma anche di ottimizzarne i servizi, o di monitorare in maniera perfetta l’eventuale evacuazione dell’area. I sistemi di controllo delle presenze e degli accessi sono infatti sfruttati anche per attivare gli impianti di climatizzazione, o per rendere più semplice l’accessibilità agli ambienti, non solo ai dipendenti ma anche ad eventuali consulenti esterni , clienti o ospiti occasionali. Tramite i software di rilevazione delle presenze e di controllo degli accessi è possibile monitorare in modo preciso il flusso di personale in ogni punto dell’azienda, gestendo in modo adeguato i servizi, i sistemi di sicurezza, gli impianti di climatizzazione o di altro genere, in modo da ottimizzare anche i consumi energetici. Gli impianti domotici di ultima generazione ci permettono attraverso un software di impostare accensione e spegnimento di climatizzatori, impianti di illuminazione e riscaldamento e di regolare la temperatura di un determinato ambiente in base agli orari impostati e al numero di persone che frequentano un determinato luogo in un determinato momento, in modo tale da ottimizzare il consumo energetico.