Nell’era del web molte delle – un tempo –  tradizionali attività di pubblicità e di PR da parte delle aziende sono state sostituite da meccanismi sempre più informatizzati che hanno, da parte propria, il vantaggio di agilizzare il sistema informativo e, insieme, renderlo fruibile a fette sempre più ampie di pubblico. Vanno proprio in tal senso le newsletter, veri e propri bollettini attraverso i quali un ente, inviando una comunicazione via mail a un determinato numero di persone, informa i propri contatti e/o clienti di aggiornamenti relativi le proprie attività. Seppure a primo impatto può sembrare un’attività semplice, quella di creare una newsletter è tutt’altro che un atto immediato: la comunicazione esterna di un’azienda è infatti una delle parti più importanti della stessa, in quanto può contribuire a creare una reputazione e, allo stesso tempo, a guadagnare o perdere importanti clienti sul mercato. Ecco perché, sempre più, aumenta la richiesta di figure specializzate in attività di web marketing che includano la creazione di newsletter, affinché possano portare risultati misurabili e migliorare le performance.
In questo tipo di attività possiamo considerare tre fasi la cui definizione è essenziale per la buona riuscita finale della newsletter.

Definizione della strategia

Ogni buona azione di web marketing deve essere inclusa in una pianificazione digital più ampia che non può prescindere dalla previa realizzazione di una strategia ad hoc in cui si identifichino, in maniera accurata, gli obiettivi da raggiungere. A tal pro, la prima cosa da individuare è lo scopo della nostra newsletter.
Vogliamo vendere di più? Allora sarà necessario puntare su una scrittura persuasiva che permetta al cliente di identificare rapidamente la call to action e di comprendere nel breve quali sono i vantaggi che avrebbe assecondando la richiesta ricevuta.
Vogliamo aumentare il nostro bacino di utenza? In tal caso, molte volte ci si relazionerà per la prima volta a persone che non hanno mai sentito parlare di noi; occorre ragionare come si farebbe nel mondo fisico: parlare brevemente di noi, mostrarsi interessati a conoscere il lettore e cercare di catturare l’attenzione lasciando, all’utente, uno spazio per poter interagire, minimizzando il più possibile il tipico carattere unidirezionale di una mail.
Vogliamo aggiornare il lettore sulle nostre novità? È importante cercare di coinvolgerlo il più possibile, creando una comunicazione autoreferenziale che non annoi – imprescindibile in tal senso evitare di inviare un eccessivo numero di mail in poco tempo – e che non induca chi sta leggendo a derubricare il messaggio con un laconico, ma talvolta scontato, «e quindi?».

Come scrivere una newsletter

Se pensate che la redazione di una newsletter possa essere compiuta in pochi minuti con delle righe buttate lì beh, siete fuori strada. Per prima cosa va accuratamente pensato l’oggetto della mail che è poi la prima cosa che il ricettore leggerà: sbagliato quello, la possibilità che venga aperto il vostro messaggio (peraltro in un mondo in cui si ricevono centinaia di aggiornamenti settimanali) è pressoché nulla. In aggiunta è importante non litigare con l’intelligenza semantica delle caselle di posta elettronica; molte sono ormai configurate per cestinare automaticamente determinati messaggi in spam: parole che suggeriscano incredibili sconti, gratuità di un servizio, eccessivi benefici e call to action molto spinte possono avere il deleterio effetto di essere bloccate a piè pari ancor prima di poter essere lette. Tali vocaboli vengono definiti, nel gergo, spam words e rischiano di far fallire il vostro piano ancor prima di iniziarlo.

Scegliere e controllare il sistema di invio

Il metodo in assoluto più sbagliato per inviare una newsletter è quello di creare un messaggio uguale e mandarlo a tutti, magari tramite Google e, magari, mettendo tutti i destinatari nella stessa mail. Immaginatevi la confusione di ritrovarvi in una stessa mail con centinaia di altri sconosciuti che continuano a chiedersi – e chiedervi – il perché si sono trovati in quella comunicazione. Parliamoci chiaro: di un mittente originale così scriteriato, avreste voglia di approfondire ulteriormente?
Proprio per questo, soprattutto se ci si rivolge a un’ampia platea, conviene selezionare accuratamente il metodo di invio della propria newsletter. Per prima cosa è necessario scegliere, tra uno dei tanti software, uno che ci permetta di poter modificare il contenuto della propria mail a seconda del destinatario creando, così, un’esperienza potenzialmente unica per il lettore: tra questi alcuni dei più conosciuti sono sicuramente Mailchimp, MailUp e SendInBlue, ottimi soprattutto per invii massivi. In quest’ultimo caso è buona norma, a invio compiuto, tenere sott’occhio la quantità di mail che terminano in spam o non vengono lette: ai fini della buona riuscita della comunicazione aziendale è, infatti, determinante escludere da successive informazioni chi mostrerà di non aver interesse a interagire con noi e potrebbe aumentare il percentuale di spam percepito della propria newsletter.

Come avrete potuto immaginare, quindi, la creazione di una newsletter è un’attività che richiede un determinato studio della materia e un approfondimento necessario: in caso contrario, si rischia seriamente di perdere del tempo e dei possibili clienti. Occorrenza che, in un’epoca smart e veloce come quella attuale, è da evitare in tutti i modi.